退職日が決まると、取引先や担当顧客へ挨拶する場面があります。
ただ、
「取引先には何て書けばいい？」
「退職理由まで伝える？」
「後任の名前はどう入れる？」
と迷うこともあるでしょう。
取引先への退職挨拶メールでは、基本的に、
退職すること
これまでのお礼
必要に応じて後任について
を簡潔に伝えれば十分です。
たとえば、
件名：退職のご挨拶
株式会社○○
○○様いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の○○です。私事で恐縮ですが、このたび○月○日をもちまして退職することとなりました。
在職中は大変お世話になり、心より御礼申し上げます。今後は後任の○○が担当いたします。
引き続きご支援を賜りますよう、よろしくお願いいたします。これまで本当にありがとうございました。
と送れます。
この記事では、取引先への退職挨拶メールを、後任を伝える場合、まだ決まっていない場合、特にお世話になった相手への文面、返信が来たときの返し方まで紹介します。
- 取引先への退職挨拶メールは何て書く？
- 後任が決まっている場合は何て書く？
- 後任を紹介するメールにしたい場合
- 後任がまだ決まっていない場合はどう書く？
- 退職理由は取引先へ書くべき？
- 退職日は書いた方がいい？
- いつ送ればいい？
- 特にお世話になった取引先には何て書く？
- 直接挨拶できた取引先にもメールする？
- 電話で先に退職を伝えた場合のメール
- 取引先から「突然で驚きました」と返信されたら
- 「次はどちらへ？」と聞かれたらどう返す？
- 「今後も個人的に連絡していいですか？」と言われたら
- 後任への不安を言われたら何て返す？
- まだ引き継ぎが終わっていない場合はどう書く？
- 一斉メールで複数の取引先へ送ってもいい？
- 取引先への退職挨拶で避けたい内容
- 取引先への挨拶を忘れていた場合
- 取引先から返信が来たら何て返す？
- 最終出社日に会えなかった場合はメールだけでもいい？
- 退職メールを送ったあとは後任につなぐ
- まとめ｜取引先への退職メールは「お礼＋後任」をわかりやすく伝える
取引先への退職挨拶メールは何て書く？
取引先へのメールは、同僚向けより少し丁寧にまとめます。
基本的な流れは、
- いつもの挨拶
- 退職すること
- これまでのお礼
- 後任や今後について
- 最後の挨拶
です。
基本の例文
件名：退職のご挨拶
株式会社○○
○○様いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の○○です。私事で恐縮ですが、このたび○月○日をもちまして退職することとなりました。
○○様には在職中、大変お世話になり、心より感謝しております。
今後は後任の○○が担当いたしますので、引き続きよろしくお願いいたします。
最後になりましたが、○○様の今後ますますのご活躍をお祈り申し上げます。
これまで本当にありがとうございました。
この形を基本にすれば十分です。
後任が決まっている場合は何て書く？
後任が決まっているなら、相手が困らないように名前を入れておくとわかりやすくなります。
後任の名前だけ伝える場合
今後は後任の○○が担当いたします。
引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
と書けます。
後任の連絡先まで案内する場合
職場の方針に沿って、
今後のお問い合わせにつきましては、後任の○○までお願いいたします。
と案内することもできます。
必要に応じて、会社指定の署名や連絡先を付けましょう。
後任を紹介するメールにしたい場合
単に名前を伝えるだけでなく、後任を紹介する形にすることもあります。
後任紹介を含めた例文
今後は後任として○○が担当させていただきます。
これまでの経緯については引き継ぎを進めておりますので、今後とも変わらぬお付き合いをいただけますと幸いです。
と書けます。
もし後任本人から改めて連絡する予定なら、
後任の○○より、改めてご挨拶させていただきます。
と添えてもよいでしょう。
後任がまだ決まっていない場合はどう書く？
退職挨拶をする時点で、後任がまだ決まっていないこともあります。
その場合は、勝手に誰かの名前を出さず、職場の方針に沿います。
後任についてまだ案内できない場合
今後の担当につきましては、弊社より改めてご案内いたします。
と書けます。
あるいは、
今後のお取引につきましては、弊社担当部署より改めてご連絡いたします。
という形もあります。
自分で判断せず上司へ確認する場合
取引先へ何を伝えるか迷う場合は、
「取引先への退職挨拶について、後任がまだ決まっていない場合はどのように案内すればよいでしょうか」
と上司へ確認しておくと安心です。
退職前の引き継ぎについては、関連記事の「退職前の引き継ぎは上司に何て確認する？やることが決まらないときの聞き方」も参考にしてください。
退職理由は取引先へ書くべき？
取引先への退職挨拶で、詳しい退職理由まで書く必要はありません。
理由を書かない場合
「このたび退職することとなりました」
だけで十分です。
少しだけ理由に触れる場合
必要があれば、
「一身上の都合により」
と簡潔にする方法があります。
ただし、
人間関係
待遇への不満
会社への不満
次の勤務先
などを詳しく書く必要はありません。
取引先へのメールは、退職理由を説明することより、これまでのお礼と今後の引き継ぎを伝えることを優先します。
退職日は書いた方がいい？
取引先へのメールでは、退職日を書いておくと相手が把握しやすくなります。
退職日を明記する場合
「○月○日をもちまして退職することとなりました」
と書けます。
最終出社日を伝える場合
取引先との連絡上必要なら、
「最終出社日は○月○日となります」
と伝えるケースもあります。
ただし、何をどこまで案内するかは会社の方針に合わせましょう。
退職日と最終出社日を混同しないようにしてください。
いつ送ればいい？
取引先への退職挨拶は、最終出社日の直前に突然送るより、後任への引き継ぎも考えて一定の余裕を持って伝えるケースがあります。
ただし、具体的なタイミングは職場の方針や取引状況によって異なります。
上司へ確認する場合
「取引先への退職挨拶は、いつ頃お伝えするのがよいでしょうか」
と聞けます。
後任紹介と一緒にする場合
後任が決まったタイミングで、
退職の挨拶＋後任紹介
をまとめて行うこともあります。
自分の判断だけで早く知らせるより、社内でタイミングを合わせた方がよいでしょう。
特にお世話になった取引先には何て書く？
長く担当していた相手や、特にお世話になった相手には、基本文に一文だけ具体的な感謝を加えると自然です。
長く担当した相手への例文
○○様には長年にわたり大変お世話になりました。
いつも丁寧にご対応いただき、心より感謝しております。
と書けます。
一緒に仕事をしたことへの感謝
○○の案件では多くのご協力をいただき、大変ありがとうございました。
など、実際の仕事に触れることもできます。
ただし、長文にしすぎる必要はありません。
直接挨拶できた取引先にもメールする？
取引先へ直接挨拶できた場合、
「メールまで必要？」
と迷うことがあります。
これは職場の運用や相手との関係によります。
メールでも正式に案内する場合
対面で挨拶したあとでも、
退職日や後任の情報を文章で残す
目的でメールするケースがあります。
その場合は、
「先日はお時間をいただきありがとうございました。改めまして、○月○日をもちまして退職いたします」
と始めることもできます。
対面だけで十分な場合
会社の方針上、後任から別途正式な連絡が行くのであれば、自分から重ねてメールしないこともあるでしょう。
迷う場合は上司に確認します。
電話で先に退職を伝えた場合のメール
大切な取引先には、まず電話や対面で退職を伝え、その後メールを送ることもあります。
電話後のメール例文
件名：退職のご挨拶
株式会社○○
○○様いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の○○です。先ほどはお時間をいただき、ありがとうございました。
改めまして、このたび○月○日をもちまして退職することとなりました。在職中は大変お世話になり、心より御礼申し上げます。
今後は後任の○○が担当いたします。
引き続き何卒よろしくお願いいたします。
と送れます。
電話で話した内容を簡潔に文章でも確認する形です。
取引先から「突然で驚きました」と返信されたら
退職メールを送ると、
「突然で驚きました」
と返事をもらうことがあります。
その場合は、相手の言葉を受けつつ感謝を返します。
基本の返し方
「突然のご連絡となり申し訳ありません。これまで大変お世話になり、本当にありがとうございました」
と返せます。
後任についても触れる場合
「今後は○○が担当いたしますので、引き続きよろしくお願いいたします」
と加えてもよいでしょう。
退職理由を詳しく説明する必要はありません。
「次はどちらへ？」と聞かれたらどう返す？
取引先から、
「次はどちらへ行かれるのですか？」
「今後も同じ業界ですか？」
と聞かれることがあります。
話してよい場合は答えて構いませんが、詳しく話したくない場合もあります。
詳しく言いたくない場合
「今後についてはまだ詳しくお伝えしておりませんが、新しい環境で頑張りたいと思っております」
と返せます。
転職先自体を話したくない場合
「今後については個人的なことになりますので、詳しい内容は控えさせていただければと思います」
と丁寧に線を引く方法があります。
相手から聞かれたからといって、勤務先名まで伝える必要はありません。
「今後も個人的に連絡していいですか？」と言われたら
長く付き合いのある相手から、
「退職後も連絡できますか？」
と言われることがあります。
ここは会社との関係や、自分が今後どのように付き合うかによって判断します。
個人的な連絡先を伝えない場合
「お気持ちありがとうございます。今後のお仕事に関するご連絡は、後任の○○へお願いいたします」
と返せます。
私的に交流を続けたい場合
職場のルール等に問題がなく、自分も希望するなら個人的に連絡先を交換するケースもあるでしょう。
ただし、業務上の連絡と個人的な交流は分けて考えた方がよいでしょう。
後任への不安を言われたら何て返す？
取引先から、
「担当が変わると少し不安です」
「今まで○○さんにお願いしていたので」
と言われることもあります。
そんなときは、後任への引き継ぎを進めていることを伝えます。
引き継ぎを伝える場合
「これまでの経緯については後任の○○へ引き継いでおりますので、ご安心いただければと思います」
と返せます。
後任から連絡する予定の場合
「後任の○○から改めてご挨拶させていただきますので、今後ともよろしくお願いいたします」
と伝えます。
自分が退職後まで対応する約束はせず、後任へつなぎます。
まだ引き継ぎが終わっていない場合はどう書く？
挨拶メールを送る時点で、引き継ぎが進行中の場合もあります。
その場合は、
「後任の○○へ順次引き継ぎを進めております」
と書くことができます。
ただし、
「すべて完璧に引き継いでいます」
など、実際と違うことを書く必要はありません。
不明な点がある場合は、上司と確認してから案内しましょう。
一斉メールで複数の取引先へ送ってもいい？
複数の取引先へ同じ退職挨拶を送りたい場合もあります。
ただし、社外メールでは宛先の扱いに注意が必要です。
会社のルールに従い、個別送信や一斉送信の方法を確認しましょう。
特に、他社のメールアドレスが別の取引先へ見える形にならないようにするなど、通常のメール運用上の注意が必要です。
迷う場合は、上司や社内の担当者へ確認してください。
取引先への退職挨拶で避けたい内容
取引先へのメールは、最後の印象だけでなく、会社との今後の取引にも関わります。
次のような内容は避けた方がよいでしょう。
会社への不満を書く
「会社の方針に納得できず」
「待遇が悪いため」
などを書く必要はありません。
退職理由は社内の事情として扱い、挨拶メールでは触れない方が無難です。
後任への不安を書いてしまう
「後任はまだ慣れていませんが」
など、相手を不安にさせる表現は避けます。
必要な引き継ぎ状況については、会社として適切な案内をします。
「今後は私個人へ連絡してください」と安易に書く
業務上の連絡を退職後も個人で受ける形にすると、会社との関係が曖昧になります。
業務については原則として後任や会社の窓口へつなぐ形にしておくと整理しやすくなります。
取引先への挨拶を忘れていた場合
最終出社日が近づいてから、
「まだあの取引先に伝えていなかった」
と気づくこともあります。
その場合は、自分だけで急いで送る前に、まず上司や後任へ確認します。
上司へ確認する場合
「○○社への退職挨拶がまだできていないのですが、私から連絡した方がよいでしょうか」
と聞けます。
すでに後任が挨拶している可能性もあるため、二重連絡にならないように確認しましょう。
取引先から返信が来たら何て返す？
退職メールへの返信では、
「お世話になりました」
「今後の活躍を祈っています」
など、温かい言葉をもらうことがあります。
基本の返信
ご丁寧にご返信いただき、ありがとうございます。
○○様には在職中、大変お世話になりました。
温かいお言葉をいただき、心より感謝申し上げます。
と返せます。
後任についても伝える場合
今後は後任の○○が担当いたしますので、引き続きよろしくお願いいたします。
と添えます。
長文をもらっても、同じ長さで返さなくても構いません。
最終出社日に会えなかった場合はメールだけでもいい？
取引先へ直接会って挨拶したかったものの、スケジュールが合わないこともあります。
その場合は、
「本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ありません」
と一言加えられます。
直接挨拶できなかった場合の例文
本来であれば直接ご挨拶申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
在職中は大変お世話になり、本当にありがとうございました。
と続けます。
大切なのは、直接会えなかったから何も言わないことではなく、必要な挨拶と引き継ぎを伝えることです。
退職メールを送ったあとは後任につなぐ
取引先への退職挨拶は、単に、
「私は辞めます」
と知らせるためだけのものではありません。
その後も取引が続く場合は、
誰が担当するのか
今後どこへ連絡すればいいのか
が相手に伝わることが重要です。
そのため、
「今後は後任の○○が担当いたします」
と案内したら、必要に応じて後任から改めて挨拶してもらいます。
自分が退職したあとまで窓口になり続けるのではなく、退職前に次の担当へつなげておきましょう。
まとめ｜取引先への退職メールは「お礼＋後任」をわかりやすく伝える
取引先への退職挨拶メールは、
「このたび○月○日をもちまして退職することとなりました。在職中は大変お世話になり、心より御礼申し上げます」
を基本にします。
後任が決まっているなら、
「今後は後任の○○が担当いたします」
と案内します。
まだ決まっていない場合は、
「今後の担当につきましては、弊社より改めてご案内いたします」
など、会社の方針に沿って伝えます。
退職理由や次の勤務先については、取引先への挨拶メールで詳しく説明する必要はありません。
大切なのは、
これまでのお礼を伝えること
今後の連絡先をわかりやすくすること
です。
退職挨拶をしたら、後任への引き継ぎを確認し、取引先が困らない形で担当をつないでいきましょう。
関連記事
- 退職の挨拶メールを同僚に何て送る？最終出社日の例文と送り方
- 最終出社日に同僚へ何て挨拶する？職場全体・個別の退職挨拶例文
- 最終出社日に上司へ何て挨拶する？退職の一言と例文
- 退職前の引き継ぎは上司に何て確認する？やることが決まらないときの聞き方
- 退職日と最終出社日が違うとき何て確認する？上司への聞き方と例文
- 退職後に元職場から連絡が来たとき何て返す？対応したくない場合の返し方（準備中）
