面接の日程調整メールは何て送る？候補日の伝え方と返信例

転職活動中、企業から、

「○月○日に面接はいかがでしょうか」
「面接可能な候補日をいくつか教えてください」

と連絡が来ることがあります。

面接そのものより先に、

「何て返信すればいい？」
「候補日は何日くらい出す？」
「提示された日が無理ならどう断る？」

と悩む人もいるでしょう。

提示された日時で問題なければ、

「ご連絡ありがとうございます。ご提示いただきました○月○日（○）○時にて、よろしくお願いいたします」

と返信できます。

自分から候補日を出すなら、

「下記の日程であれば面接可能です」

として複数の日程を伝えます。

この記事では、面接の日程調整メールについて、提示された日時で問題ない場合、候補日を聞かれた場合、都合が合わない場合、返信が遅れた場合、いったん決まった日程を変更したい場合まで紹介します。

面接日程のメールが来たら何て返信する？

企業から面接日程について連絡が来たら、内容を確認して返信します。

提示された日時で問題ない場合は、

件名：Re: 面接日程のご案内

株式会社○○
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○ ○○です。

面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただきました○月○日（○）○時にて、よろしくお願いいたします。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

○○ ○○

と送れます。

企業から届いたメールに返信する場合は、件名を大きく変えず、そのまま返信する形でも構いません。

提示された日時で問題ない場合

企業から、

「○月10日14時からはいかがでしょうか」

と具体的な日時を指定されることがあります。

問題なければ、長い文章は必要ありません。

基本の返信例

お世話になっております。
○○ ○○です。

面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
○月10日（○）14時にて承知いたしました。

当日はよろしくお願いいたします。

と返信できます。

少し丁寧にする場合

面接の機会をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただきました○月10日（○）14時にお伺いいたします。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

という形でも自然です。

必要なのは、

日時を確認したことが相手に伝わること

です。

面接候補日を聞かれたら何て送る？

企業から、

「面接可能な日時をいくつかお知らせください」

と聞かれることもあります。

その場合は、候補日を複数伝えると調整しやすくなります。

たとえば、

お世話になっております。
○○ ○○です。

面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
下記の日程であれば面接可能です。

・○月10日（○）10時〜15時
・○月11日（○）13時以降
・○月13日（○）終日

上記の中でご都合のよい日時をご指定いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

と送れます。

日付だけでなく、

何時から何時まで可能なのか

も書いておくと、やり取りを減らしやすくなります。

候補日は何日くらい出せばいい？

企業から特に指定がなければ、複数の候補を出すと調整しやすくなります。

たとえば、

第1希望：○月10日 10時〜15時
第2希望：○月11日 13時以降
第3希望：○月13日 終日

のように伝えられます。

必ず「第1希望」「第2希望」としなければならないわけではありません。

単純に、

・○月10日（○）10時〜15時
・○月11日（○）13時以降
・○月13日（○）終日

としても十分です。

自分が確実に対応できる日時を伝えましょう。

平日の昼間が難しい場合は何て伝える？

在職中の転職活動では、

「平日の日中は仕事がある」

ということもあります。

その場合は、対応可能な時間を具体的に伝えます。

たとえば、

現職の都合により、平日は18時30分以降であれば調整可能です。

と伝えられます。

もう少しやわらかくするなら、

恐れ入りますが、現職の勤務の都合上、平日の日中の調整が難しい状況です。
平日18時30分以降、または○月○日であれば終日調整可能です。

と書けます。

「仕事があるので無理です」とだけ伝えるより、代わりに対応できる時間を出すと話が進みやすくなります。

提示された面接日が都合悪いときは何て断る？

企業から日時を提示されたものの、どうしても都合が合わないことがあります。

その場合は、

お礼＋提示された日時が難しいこと＋代わりの候補日

を伝えます。

たとえば、

お世話になっております。
○○ ○○です。

面接日程をご調整いただき、ありがとうございます。
大変申し訳ありませんが、ご提示いただきました○月10日14時は都合がつかず、伺うことが難しい状況です。

恐れ入りますが、下記の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

・○月11日 13時以降
・○月12日 10時〜16時
・○月13日 終日

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

と送れます。

提示された日を断ることだけで終わらせず、こちらから候補を出します。

「その日は無理です」だけでは終わらせない

日程が合わない場合、

「その日は都合が悪いです」

だけだと、企業側が再度候補日を聞かなければなりません。

できれば、

「○月○日であれば可能です」

と次の候補まで伝えましょう。

たとえば、

「ご提示いただいた日時は難しいのですが、○月12日午後、○月13日終日であれば調整可能です」

とすれば、そのまま次の調整へ進みやすくなります。

候補日がほとんど出せない場合

仕事などの都合で、

「今週は一日しか空いていない」

ということもあります。

その場合は、無理に架空の候補を増やす必要はありません。

「現時点では○月12日18時以降であれば調整可能です。候補が限られてしまい申し訳ありません」

と伝えられます。

また、翌週なら複数候補があるなら、

「今週は○月12日18時以降のみとなりますが、翌週であれば○月15日・16日ともに調整可能です」

と範囲を広げる方法もあります。

オンライン面接の日程返信は何て書く？

オンライン面接でも、日程返信の基本は同じです。

企業から、

「○月○日14時よりオンライン面接を予定しています」

と連絡が来たら、

「○月○日14時からのオンライン面接について、承知いたしました。当日はよろしくお願いいたします」

と返信できます。

オンライン面接の場合は、企業からURLや使用ツールの案内が送られてくることもあります。

案内があるなら、日時とあわせて確認しておきましょう。

面接場所も確認したい場合

対面面接で、

「日時は書いてあるけど場所がよくわからない」

という場合は、返信時に確認できます。

「○月○日14時にて承知いたしました。あわせて、当日の面接場所についてご教示いただけますでしょうか」

と聞けます。

すでに求人票や以前のメールに場所が書いてある可能性もあるため、まずは過去の案内も確認しておきましょう。

「当日は受付で○○と伝えてください」と言われたら？

企業から、

「当日は受付で採用担当○○をお呼び出しください」

などの案内が来ることがあります。

その場合は、

「当日の受付方法についても承知いたしました。ありがとうございます」

と一言返すことができます。

わざわざ一項目ずつ復唱する必要はありませんが、

日時・場所・受付方法

など重要な案内は、自分でも確認しておきましょう。

返信が遅れてしまった場合は何て書く？

企業からの面接日程メールに気づくのが遅れ、

「返信が翌日になってしまった」

ということもあります。

その場合は、一言お詫びを入れて返信します。

返信が遅れた場合の例文

お世話になっております。
○○ ○○です。

ご返信が遅くなり、申し訳ありません。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。

ご提示いただきました○月○日14時にて承知いたしました。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

と送れます。

返信の遅れについて長々と理由を説明する必要はありません。

数日返信できていなかった場合

数日たってしまった場合も、まず返信します。

「ご連絡をいただいていたにもかかわらず、返信が遅くなり申し訳ありません」

としたうえで、

「もしまだ可能でしたら、面接日程についてご相談させていただけますでしょうか」

と続けられます。

たとえば、

ご連絡をいただいていたにもかかわらず、返信が遅くなり申し訳ありません。
もしまだ面接の機会をいただけるようでしたら、下記の日程で調整可能です。

として候補日を伝えます。

相手がすでに採用を進めている可能性もありますが、何も送らずに終えるより、まず連絡して確認します。

面接日程が決まったあと変更したくなったら？

一度、

「○月○日14時でお願いします」

と確定したあと、急な予定などで変更をお願いしたくなる場合があります。

その場合は、わかった時点で早めに連絡します。

日程変更をお願いする例文

件名：面接日程変更のお願い

株式会社○○
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○ ○○です。

○月○日14時より面接のお時間をいただいておりますが、都合により当日の伺うことが難しくなってしまいました。
ご調整いただいたところ大変申し訳ありません。

恐れ入りますが、下記の日程へ変更をご相談することは可能でしょうか。

・○月○日 13時以降
・○月○日 終日
・○月○日 10時〜15時

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

と送れます。

日程変更の理由は詳しく書く？

日程変更をお願いするとき、

「理由を細かく説明しないと失礼？」

と気になることがあります。

必ずしも細かい事情まで書く必要はありません。

たとえば、

「都合により」
「やむを得ない事情により」

など簡潔に伝える方法があります。

自分から詳しく伝える必要があると判断した場合は書いても構いませんが、メールが言い訳の長文にならないようにします。

重要なのは、

変更が必要だとわかったら連絡すること
代わりの候補日を提示すること

です。

面接前日に日程変更が必要になった場合

面接直前に体調不良や急な事情が発生することもあります。

その場合は、できるだけ早く企業へ連絡します。

メールだけでは気づいてもらえるか不安な状況なら、企業から案内されている連絡方法も確認しましょう。

メールでは、

「直前のご連絡となり、大変申し訳ありません」

と一言加えます。

たとえば、

直前のご連絡となり、大変申し訳ありません。
明日予定しております面接について、都合により伺うことが難しい状況となりました。
可能でしたら、別日程で再度ご調整いただけますでしょうか。

と伝えます。

企業から別の日程を再提示されたら何て返す？

こちらから変更をお願いしたあと、企業が、

「では○月15日15時はいかがでしょうか」

と再提示してくれることがあります。

問題なければ、

「再度ご調整いただきありがとうございます。○月15日15時にて承知いたしました。当日はよろしくお願いいたします」

と返信します。

一度変更をお願いしているため、

「ご調整いただきありがとうございます」

を入れると自然です。

「候補日をもっとください」と言われたら

こちらが出した候補日で企業側の都合が合わず、

「ほかに可能な日はありますか？」

と返信される場合もあります。

その場合は、改めて出せる日時を伝えます。

「ご確認いただきありがとうございます。追加で下記の日程も調整可能です」

として、

・○月16日 13時以降
・○月17日 終日
・○月18日 10時〜12時

などと送れます。

一度候補が合わなかったからといって、必要以上に謝る必要はありません。

企業から返信が来ない場合はどうする？

候補日を送ったあと、

「返事が来ない」
「面接日が決まらない」

ということもあります。

すぐに再送するのではなく、まず送信済みメールや迷惑メールフォルダなどを確認しましょう。

それでも一定期間返答がない場合は、確認メールを送ることができます。

面接日程を確認するメール

件名：面接日程についてのご確認

株式会社○○
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○ ○○です。

先日、面接可能日についてメールをお送りしましたが、念のため確認のためご連絡いたしました。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

と送れます。

「早く返事ください」と催促するより、確認する形にします。

企業から電話で日程連絡が来た場合

面接日程について電話が来る場合もあります。

その場で予定が確認できるなら、

「○月○日14時ですね。承知いたしました。よろしくお願いいたします」

と返せます。

すぐ予定がわからない場合は、

「申し訳ありません。予定を確認したうえで折り返してもよろしいでしょうか」

と伝えられます。

無理にその場で答えて、あとで変更するより、確認してから返答する方法があります。

面接日程のメールで避けたい返信

日程調整は事務的な連絡ですが、情報が不足するとやり取りが増えてしまいます。

「いつでも大丈夫です」

本当にすべての日時が可能ならよいですが、実際には難しい時間があるなら曖昧です。

「平日10時〜17時であれば調整可能です」

など、範囲を伝える方がわかりやすくなります。

「○日は無理です」

断るだけでは、企業が再度候補を聞く必要があります。

「○日は難しいのですが、○日・○日であれば可能です」

と代替案まで伝えましょう。

日付だけ書いて時間を書かない

「10日、11日、12日が空いています」

だけだと、時間の確認が必要になります。

可能なら、

「10日は13時以降」

など時間帯も伝えます。

日付と曜日は一緒に書くと確認しやすい

面接日程を伝えるときは、

○月10日（火）14時

のように、日付と曜日を一緒に書くと見間違いを防ぎやすくなります。

送信前には、

日付
曜日
時間

が合っているか確認しましょう。

特に複数の候補日を書く場合は、一つずつ確認します。

返信メールには自分の名前を入れる

企業と何度かメールをやり取りしていると、

「返信だから誰かわかるだろう」

と思うかもしれません。

しかし、採用担当者は複数の応募者と連絡していることがあります。

本文の最初に、

「お世話になっております。○○ ○○です。」

と名前を入れておくとわかりやすくなります。

メール末尾にも署名を付けておくとよいでしょう。

面接日程が決まったら次に確認すること

面接日時が決まったら、メールを閉じる前に、

面接日時
面接場所またはオンラインURL
持ち物
受付方法
担当者名

など、案内されている内容を確認します。

不明点があれば、

「あわせて○○について確認させていただけますでしょうか」

と聞くことができます。

ただし、すでに企業から送られている内容を再度質問しないよう、過去のメールも確認しておきましょう。

面接日程の連絡は「次のやり取り」まで考えて送る

面接の日程調整では、

「失礼のない完璧な文章にしないと」

と考えるより、

相手が次の判断をできる情報が入っているか

を確認する方が重要です。

候補日を聞かれたなら、

「○日、○日、○日が可能です」

だけではなく、

「○日は13時以降」

まで伝えます。

提示された日が難しいなら、

「難しいです」

で終わらず、

「代わりに○日・○日なら可能です」

まで伝えます。

一通の返信で次の調整へ進める内容にしておくと、やり取りがスムーズになります。

まとめ｜面接日程の返信は「確認」と「次に必要な情報」を伝える

企業から面接日程の連絡が来て、提示された日時で問題なければ、

「ご提示いただきました○月○日（○）○時にて、よろしくお願いいたします」

と返信できます。

候補日を聞かれたら、

「下記の日程であれば面接可能です」

として、複数の日付と時間帯を伝えます。

提示された日時が難しい場合は、

「ご提示いただいた日時は難しいため、下記の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか」

と代わりの候補を出します。

また、いったん確定した日程を変更したい場合は、わかった時点で連絡し、

「ご調整いただいたところ申し訳ありません」

としたうえで新しい候補日を伝えましょう。

面接日程メールで大切なのは、難しい言葉を使うことではありません。

いつ面接できるのかを相手がすぐ判断できる形で伝えることです。

日程が決まったら、次は面接前の確認連絡や、企業から届いた質問への返信など、選考中のやり取りを整えていきましょう。

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