退職したいことを上司に直接伝えようと思っても、
「なかなか二人で話す時間がない」
「上司が忙しくて声をかけにくい」
「まずメールで時間をもらいたい」
ということがあります。
そんなときは、メールですべての退職理由を説明するのではなく、まず面談の時間をお願いする方法があります。
たとえば、まだメールに「退職」と書かずに話す場を作りたいなら、
お疲れさまです。
今後の勤務についてご相談したいことがあり、少しお時間をいただければと思っています。
ご都合のよい時間を教えていただけますでしょうか。
と送れます。
一方、何度お願いしても時間が取れない場合は、
退職についてお話ししたいことがあります。短時間でも構いませんので、お時間をいただけますでしょうか。
と、用件を少し明確にする方法もあります。
この記事では、退職を伝えるための面談依頼メールを、状況別の例文から「何の話？」と返信された場合、その後の面談での最初の一言まで紹介します。
退職を伝えるための面談依頼メールは何て送る？
まずは、できるだけ短くまとめます。
退職について直接話したいのであれば、面談依頼の段階で長い退職理由を書く必要はありません。
基本形は次のようになります。
件名：ご相談のお時間について
○○課長
お疲れさまです。
今後の勤務についてご相談したいことがあり、少しお時間をいただければと思っています。本日または明日で、ご都合のよい時間がありましたら教えていただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
ポイントは、
何について話したいのかを完全には隠さないこと
面談をお願いすることを明確にすること
です。
「相談があります」だけでも伝わりますが、「今後の勤務について」と一言添えると、仕事に関する相談だとわかりやすくなります。
メールに「退職」と書くかどうか
面談依頼をするとき、
最初のメールに「退職」と書いた方がいいのか
で迷う人は多いでしょう。
どちらか一つが必ず正しいというより、上司との関係や状況によって使い分けられます。
まず直接話したい場合
できれば最初に対面で退職意思を伝えたい場合は、メールでは、
「今後の勤務についてご相談したいことがあります」
くらいにしても構いません。
例文は次の通りです。
件名：ご相談のお時間について
○○課長
お疲れさまです。
今後の勤務についてご相談したいことがあります。
10分ほどお時間をいただくことは可能でしょうか。本日であれば17時以降、明日であれば午前中でしたら調整できます。
ご都合のよい時間がありましたらお願いいたします。
この形なら、メールで退職の説明を始めず、まず話す場を作れます。
退職についての話だと先に伝えたい場合
上司が非常に忙しい場合や、何度お願いしても後回しになっている場合は、
「退職についてご相談したいことがあります」
と明記する方法もあります。
たとえば、
件名：ご相談のお時間について
○○課長
お疲れさまです。
退職についてご相談したいことがあり、少しお時間をいただきたくご連絡しました。お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合のよい時間を教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
「退職」と書くことで、通常の相談より重要度が高いことも伝わりやすくなります。
状況別の面談依頼メール例文
上司との関係や勤務状況によって、少し文面を変えると使いやすくなります。
普段から話せる上司に送る場合
普段からコミュニケーションを取っている上司なら、必要以上にかしこまらなくても構いません。
件名：ご相談のお時間について
○○さん
お疲れさまです。
今後の勤務について少しご相談したいことがあります。
今日か明日で10分ほどお時間をいただけるタイミングはありますでしょうか。よろしくお願いいたします。
社内メールであれば、この程度でも十分伝わります。
上司が忙しくなかなか捕まらない場合
忙しい上司には、こちらから候補を出すと調整しやすくなります。
件名：面談のお時間のお願い
○○課長
お疲れさまです。
今後の勤務についてお話ししたいことがあり、ご連絡しました。10分ほどお時間をいただければと思っています。
私は本日17時以降、明日12時から14時頃まででしたら調整可能です。ご都合のよい時間がありましたらお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
「いつでも大丈夫です」とするより、候補時間を2つほど出す方が決まりやすくなります。
入社直後でまだ関係ができていない場合
入社して間もないと、上司へのメールそのものに緊張することがあります。
その場合は、少し丁寧にしておけば十分です。
件名：ご相談のお時間について
○○課長
お疲れさまです。
お忙しいところ恐れ入ります。今後の勤務についてご相談したいことがあり、少しお時間をいただければと思っています。
ご都合のよい時間を教えていただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。
入社直後だからといって、メール本文で、
「本当に申し訳ありません」
「採用していただいたのに」
と退職の謝罪まで書き始めなくて大丈夫です。
それは実際の面談で伝えれば十分です。
「何の話？」と返信されたらどう返す？
面談依頼メールを送ると、
「何の話ですか？」
と返信されることがあります。
ここで焦って長文を返す必要はありません。
どこまでメールで伝えるかによって返し方を変えられます。
まだ退職とは書きたくない場合
直接話すまで詳しい内容を伝えたくないなら、
ご返信ありがとうございます。
今後の勤務についてのお話になります。
できれば直接お話ししたいため、少しお時間をいただけますと助かります。
と返せます。
もう少し簡潔にするなら、
今後の勤務についてご相談したい内容です。できれば直接お話しできればと思っています。
でも構いません。
退職についてだと伝えてもいい場合
「何の話？」と聞かれた時点で、退職についてだと伝えるなら、
ご返信ありがとうございます。
退職についてご相談したいことがあります。
詳細については、直接お話しさせていただければと思っています。
と返せます。
この段階で退職理由まで書く必要はありません。
「メールで内容を教えて」と言われたらどうする？
上司によっては、
「時間が取れないからメールで内容を送って」
と言われることもあります。
その場合は、退職意思まで簡潔に伝えたうえで、改めて話す時間をお願いする方法があります。
退職意思を簡潔に伝える場合
たとえば、
ご返信ありがとうございます。
入社して間もない中で申し訳ありませんが、退職したいと考えています。
今後の進め方についてもご相談したいため、短時間でも直接お話しする機会をいただけますと幸いです。
と送れます。
メールで結論は伝えながら、今後については面談で話す形です。
理由まで聞かれた場合
上司から、
「理由も教えてください」
と返信されても、詳しく書きたくない場合は、
詳しい内容については直接お話ししたいのですが、実際に勤務する中で今後長く続けることが難しいと判断しました。
くらいにまとめられます。
退職理由を詳しく言いたくない場合は、関連記事の「試用期間で退職理由を詳しく言いたくないときの伝え方｜聞き返された場合も解説」も参考にしてください。
面談候補日時を聞かれたときの返信例
上司から、
「いつがいい？」
と返信が来たら、なるべく早めに候補を出しましょう。
自分から候補を出す場合
ご返信ありがとうございます。
本日でしたら17時以降、明日でしたら10時から12時の間で調整可能です。
ご都合のよい時間がありましたらお願いいたします。
のように送れます。
候補は1つだけより、2つほど出した方が調整しやすくなります。
上司から時間を指定された場合
ありがとうございます。
それでは本日17時にお願いいたします。
お時間をいただきありがとうございます。
と簡潔に返せば十分です。
この返信で退職理由などを追加する必要はありません。
返信が来ない場合はどうする？
面談依頼メールを送っても、すぐに返信が来るとは限りません。
上司が単純に忙しく、メールを見落としていることもあります。
その場合は、必要に応じて再度連絡します。
一度だけ再送する場合
お疲れさまです。
先ほどお送りしたご相談のお時間について、念のため再度ご連絡しました。お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合のよい時間を教えていただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
と送れます。
「返信してください」と強く迫るより、確認として送る形です。
何度お願いしても時間が取れない場合
何度かお願いしても進まない場合は、
お忙しいところ何度も申し訳ありません。
退職についてお話ししたいことがありますので、短時間でもお時間をいただけますでしょうか。
と、用件を明確にする方法があります。
上司と話す時間そのものが取れない場合は、関連記事の「退職を伝えたいのに上司と話す時間がないときの切り出し方」も参考にしてください。
面談が決まったら最初に何て言う？
メールを送るところまではできても、
「実際に会ったら何て言えばいい？」
という次の問題があります。
面談では、前置きを長くしすぎず、退職意思から伝えます。
たとえば、
「お時間をいただきありがとうございます。突然のお話で申し訳ありませんが、今後について考えた結果、退職したいと考えています」
と始められます。
試用期間や入社直後であれば、
「入社して間もない中で申し訳ありませんが、退職したいと考えています」
でも構いません。
詳しい切り出し方は、関連記事の「試用期間で辞めたいとき上司にどう切り出す？最初の一言から返答まで解説」で紹介しています。
面談依頼メールで避けたい書き方
退職を伝える前だからこそ、「失礼にならないように」と考えすぎてメールが不自然になることがあります。
特に次のような書き方は避けた方が話を進めやすいでしょう。
「大切なお話があります」だけを書く
「大切なお話があります」
だけでは、上司からすると何の話かわからず、必要以上に身構えさせることがあります。
代わりに、
「今後の勤務についてご相談したいことがあります」
と、少しだけ内容の方向性を示します。
退職理由を長文で全部説明する
直接話したいのであれば、メールの段階で、
仕事内容への不満
人間関係
入社前との違い
転職予定
まですべて書く必要はありません。
メールは「面談をお願いするための連絡」と割り切っても構いません。
謝罪文ばかりにする
入社直後の退職では、
「本当に申し訳ありません」
という気持ちが強くなることがあります。
ただ、面談依頼メールで謝罪だけを長く書くと、何をお願いしているのかわかりにくくなります。
まずは、
話す時間をもらいたい
という目的を明確にしましょう。
メールを送った後の会話まで準備しておく
面談依頼メールは、退職を伝えるための入口にすぎません。
実際に面談すると、
「どうして辞めるの？」
「何が合わなかった？」
「もう少し続けてみたら？」
と質問されることがあります。
そのため、面談が決まったら、
最初の一言
退職理由をどこまで話すか
引き止められたときにどう返すか
まで準備しておくと安心です。
「何が合わなかった？」と聞かれるのが不安なら、関連記事の「試用期間の退職で「何が合わなかった？」と聞かれたときの答え方」へ。
「もう少し続けて」と言われそうなら、「試用期間で「もう少し続けてみたら？」と言われたときの断り方」も確認しておくと流れがつながります。
まとめ｜面談依頼メールは短く、詳しい話はその後でいい
退職を直接伝えたいけれど上司と話す時間がない場合は、まずメールで面談をお願いします。
まだ退職と書かずに伝えたいなら、
「今後の勤務についてご相談したいことがあります。少しお時間をいただけますでしょうか」
で十分です。
退職についてだと先に伝えたい場合は、
「退職についてご相談したいことがあります」
と書いても構いません。
「何の話？」と聞かれたら、
「詳しい内容は直接お話ししたいのですが、今後の勤務についての相談です」
と返すこともできます。
大切なのは、最初のメール一通ですべて説明しようとしないことです。
面談の場を作ったら、そこで退職意思を伝え、その後に理由や今後の進め方について話していきましょう。
