面接日程を変更したいとき何て送る？当日・前日のメール例文

面接の日程が決まったあとに、

「急に仕事が入ってしまった」
「体調が悪くて行けそうにない」
「どうしても外せない予定が入った」

など、予定どおり面接を受けることが難しくなる場合があります。

一度決めてもらった日程だけに、

「変更をお願いしたら印象が悪い？」
「何て謝ればいい？」
「理由はどこまで書く？」

と迷うこともあるでしょう。

日程変更が必要だとわかったら、

「ご調整いただいたところ大変申し訳ありませんが、○月○日の面接について日程変更をお願いできないでしょうか」

と連絡できます。

そのうえで、

「下記の日程であれば調整可能です」

と新しい候補を伝えます。

この記事では、面接日程を変更したいときのメールを、数日前・前日・当日・体調不良など状況別に紹介します。

面接日程を変更したいときは何て送る？

日程変更をお願いするときは、

変更のお詫び＋変更したいこと＋新しい候補日

を伝えるとまとまりやすくなります。

基本形は、

件名：面接日程変更のお願い

株式会社○○
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○ ○○です。

○月○日（○）○時より面接のお時間をいただいておりますが、都合により伺うことが難しくなってしまいました。
ご調整いただいたところ大変申し訳ありません。

恐れ入りますが、下記の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

・○月○日（○）13時以降
・○月○日（○）終日
・○月○日（○）10時〜15時

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

○○ ○○

と送れます。

「行けなくなりました」だけで終わらず、新しい候補を出しておくと次の調整へ進みやすくなります。

数日前に変更が必要だとわかった場合

面接までまだ数日ある段階で変更が必要になったなら、わかった時点で連絡します。

基本の変更メール

お世話になっております。
○○ ○○です。

○月○日14時より面接のお時間をいただいておりますが、都合により当日の調整が難しくなってしまいました。
ご調整いただいたところ申し訳ありません。

恐れ入りますが、下記の日程へ変更をご相談できますでしょうか。

・○月○日 13時以降
・○月○日 10時〜16時
・○月○日 終日

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

と送れます。

まだ余裕がある場合でも、変更が必要とわかっているなら後回しにしない方がよいでしょう。

面接前日に変更したい場合

前日になって、

「明日の面接に行けなくなった」

ということもあります。

その場合は、

「前日のご連絡となり申し訳ありません」

と一言加えます。

前日の変更メール例文

件名：明日の面接日程変更のお願い

株式会社○○
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○ ○○です。

明日○月○日14時より面接のお時間をいただいておりますが、都合により伺うことが難しくなってしまいました。
前日のご連絡となり、大変申し訳ありません。

恐れ入りますが、可能であれば別日程で再度ご調整いただけますでしょうか。

・○月○日 13時以降
・○月○日 終日
・○月○日 10時〜12時

お手数をおかけして申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。

前日であっても、変更が必要なら連絡します。

無理に面接へ行って、当日さらに状況が悪くなるより、早めに相談する方が話を進めやすくなります。

面接当日に行けなくなった場合

当日になって、

「体調が急に悪くなった」
「交通事情でどうしても間に合わない」
「緊急の事情が発生した」

という場合があります。

当日の場合は、メールだけでなく、企業から指定されている連絡方法があればそれも確認します。

当日の変更メール例文

件名：本日の面接について

株式会社○○
採用ご担当者様

お世話になっております。
本日○時より面接のお時間をいただいております○○ ○○です。

大変申し訳ありませんが、急な事情により本日の面接に伺うことが難しい状況となりました。
当日のご連絡となり、誠に申し訳ありません。

可能であれば、改めて面接の機会をいただくことはできますでしょうか。

下記の日程であれば調整可能です。

・○月○日 13時以降
・○月○日 終日

ご迷惑をおかけし、申し訳ありません。
何卒よろしくお願いいたします。

当日は時間が迫っているため、まず「今日行けないこと」が相手に伝わるようにします。

体調不良で変更したい場合は何て書く？

体調不良の場合、

「詳しい症状まで書く？」

と迷うことがあります。

細かい症状まで長く説明する必要はありません。

体調不良を伝える例文

体調不良のため、予定しております面接へ伺うことが難しい状況となりました。

と簡潔に伝えられます。

もう少し丁寧にするなら、

大変申し訳ありませんが、体調不良により予定どおり面接へ伺うことが難しく、日程変更をご相談したくご連絡いたしました。

と書けます。

当日の体調不良の場合

本日○時より面接のお時間をいただいておりますが、今朝から体調が優れず、伺うことが難しい状況です。

と伝える方法もあります。

体調について詳しい説明を求められていないなら、必要以上に具体的な内容を書く必要はありません。

現職の仕事で行けなくなった場合

在職中の転職活動では、

「急な仕事が入った」
「会議が長引くことになった」

などで面接日時と重なる場合があります。

現職の都合を簡潔に伝える場合

現職の都合により、予定していた日時での面接が難しくなってしまいました。

と書けます。

詳細をぼかす場合

やむを得ない事情により、予定しております面接日時での調整が難しくなりました。

でも構いません。

「会社から急に○○の案件を任されて」など、細かい事情まで説明する必要はありません。

家庭の事情で変更したい場合

家庭の予定などで急に都合が変わることもあります。

その場合も、

「家庭の事情により」

と簡潔にできます。

例文

家庭の事情により、○月○日に予定しております面接への参加が難しくなってしまいました。
ご調整いただいたところ申し訳ありませんが、別日程で再度ご相談できますでしょうか。

と送れます。

詳しい家庭事情まで説明しなくても構いません。

理由を書かずに変更をお願いしてもいい？

変更理由について詳しく書きたくない場合は、

「都合により」
「やむを得ない事情により」

とすることもできます。

たとえば、

ご調整いただいたところ申し訳ありませんが、都合により○月○日の面接へ伺うことが難しくなりました。

と書けます。

大切なのは、理由を長く説明することより、

変更をお願いすること
新しい候補を伝えること

です。

日程変更をお願いしたら選考に不利になる？

一度決まった面接日程を変更することに不安を感じる人は多いでしょう。

ただ、実際に外せない事情が発生することはあります。

必要な変更なら、

わかった時点で連絡する
相手へのお詫びを伝える
新しい候補日を出す

という対応をします。

「印象が悪くなるかもしれない」と考えて連絡を遅らせ、直前になってから伝える方が調整が難しくなる場合があります。

変更が必要なら、まず連絡しましょう。

二度目の日程変更になってしまった場合

一度変更してもらったのに、

「また都合が悪くなった」

ということもあります。

二度目となると、さらに連絡しにくく感じるでしょう。

二度目の変更メール

お世話になっております。
○○ ○○です。

先日は面接日程をご変更いただき、ありがとうございました。
大変申し訳ありませんが、再度都合がつかなくなってしまい、○月○日の面接について改めて日程変更をご相談したくご連絡いたしました。

度重なる変更となり、誠に申し訳ありません。

下記の日程であれば確実に調整可能です。

・○月○日 終日
・○月○日 13時以降

お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。

と送れます。

二度目なら、特に「確実に対応できる日時」を出した方がよいでしょう。

候補日はどのように出す？

日程変更をお願いするときは、できれば複数の候補を出します。

たとえば、

・○月10日 13時以降
・○月11日 10時〜16時
・○月13日 終日

と伝えます。

時間に幅を持たせる場合

「○月10日は13時以降であれば調整可能です」

と、企業側が選べる時間を広めに出す方法があります。

一日しか空いていない場合

どうしても一日しか候補がないなら、

「候補が限られてしまい申し訳ありませんが、○月12日であれば終日調整可能です」

と伝えられます。

無理に候補日を増やして、また変更することにならないようにしましょう。

「いつでも大丈夫です」と返していい？

変更をお願いしたあと、

「こちらの都合で迷惑をかけたから、いつでもいいと言った方がいい？」

と思うかもしれません。

本当にいつでも対応できるなら問題ありません。

ただし、実際には難しい日時があるなら、

「平日13時以降であれば調整可能です」

など、可能な範囲を伝えます。

曖昧にして再調整が必要になるより、確実に参加できる日時を出しましょう。

企業から「では○日で」と返信されたら何て返す？

企業が再調整して、

「○月15日14時でいかがでしょうか」

と返信してくれたら、まずお礼を伝えます。

基本の返信

お世話になっております。
再度日程をご調整いただき、ありがとうございます。

○月15日（○）14時にて承知いたしました。
ご対応いただき、ありがとうございました。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

と返せます。

一度変更をお願いしているため、

「再度ご調整いただきありがとうございます」

と入れると自然です。

「今回の日程変更は難しい」と言われたら

企業側のスケジュールによっては、

「別日程での調整が難しい」

と言われることもあります。

その場合、こちらから出せる追加候補があるなら、

「承知しました。もし○月○日または○月○日であれば調整可能ですが、難しいでしょうか」

と確認できます。

追加候補もなく、その日程に参加できないなら、

「承知いたしました。せっかく面接の機会をいただいたところ申し訳ありません」

と返す形になるでしょう。

企業側にも予定があるため、必ず再調整してもらえるとは限りません。

面接時間だけ変更したい場合は何て言う？

日付は問題ないものの、

「14時ではなく16時なら行ける」

という場合もあります。

その場合は、日付を変えず時間だけ相談します。

時間変更の例文

○月○日の面接についてですが、都合により14時の調整が難しくなってしまいました。
同日の16時以降であれば伺うことが可能ですが、お時間を変更していただくことはできますでしょうか。

と伝えられます。

午前から午後へ変更したい場合

同日の午後であれば調整可能です。

と伝える方法もあります。

企業側が難しければ、別日を提示されることもあります。

オンライン面接でも日程変更メールは同じ？

オンライン面接でも、基本の伝え方は同じです。

「○月○日14時から予定しておりますオンライン面接について、日程変更をご相談したくご連絡しました」

と書けます。

オンラインだからといって、

「自宅からだからいつでも大丈夫だろう」

と考える必要はありません。

参加できない事情があるなら、通常の面接と同じように連絡します。

オンライン面接で接続トラブルが起きた場合

面接当日、

「URLに入れない」
「音声がつながらない」

など、日程変更ではなく接続トラブルが起きることもあります。

その場合は、

「本日○時よりオンライン面接のお時間をいただいております○○です。現在、指定いただいたURLへ接続できない状況です」

と企業へ連絡します。

すぐ別のURLを案内してもらえる可能性もあるため、最初から「今日は無理です」と決めず、まず状況を伝えます。

遅刻しそうな場合は日程変更した方がいい？

電車の遅延などで、

「10分ほど遅れそう」

という場合は、必ずしも別日へ変更する話とは限りません。

まず、

「交通事情により、到着が○分ほど遅れる見込みです」

と連絡します。

企業側から、

「そのままお越しください」

と言われる場合もあれば、

「別日へ変更しましょう」

となる場合もあります。

自分の判断だけで面接をキャンセルせず、状況を伝えて確認しましょう。

間に合わないとわかったときの連絡例

本日14時より面接のお時間をいただいております○○です。
交通事情により、到着が14時15分頃になる見込みです。
ご迷惑をおかけし、申し訳ありません。
このまま伺ってもよろしいでしょうか。

と伝えられます。

「遅れます」だけでなく、何時頃になるのかを伝えると相手も判断しやすくなります。

日程変更ではなく面接自体を辞退したい場合

事情が変わり、

「日程を変えるのではなく、もう選考を辞退したい」

という場合もあります。

この場合は、変更メールではなく辞退の連絡をします。

たとえば、

「せっかく面接の機会をいただいたところ恐縮ですが、諸事情により選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」

と伝えます。

日程変更を装って先延ばしにするより、辞退すると決めているならその意思を伝えた方が明確です。

面接辞退については、今後「面接を辞退したいとき何て送る？」として別記事で詳しく扱えます。

電話で日程変更をお願いするときは何て言う？

当日など、電話で連絡する場合もあります。

電話では、

「お世話になっております。本日14時から面接のお時間をいただいております○○ ○○と申します」

と名乗ります。

そのあと、

「大変申し訳ないのですが、急な事情により本日の面接へ伺うことが難しくなってしまい、日程変更をご相談したくお電話しました」

と伝えます。

企業から、

「別の候補日はありますか？」

と聞かれたら、予定を確認して候補を伝えます。

電話で候補日がすぐわからない場合

電話をかけたものの、その場でスケジュールを確認できない場合もあります。

その場合は、

「申し訳ありません。今すぐ予定を確認できないため、本日中に候補日をメールでお送りしてもよろしいでしょうか」

と伝えられます。

無理に思いつきで日程を決めて、再び変更することを避けましょう。

日程変更メールの件名は何にする？

企業から届いたメールへの返信であれば、そのまま返信する方法があります。

新規メールとして送る場合は、

「面接日程変更のお願い（氏名）」

とすると内容がわかりやすくなります。

当日なら、

「本日の面接について（氏名）」

でもよいでしょう。

採用担当者が見たときに、急ぎの内容だとわかる件名にします。

日程変更のメールで避けたい伝え方

変更をお願いする際は、相手が次の調整をしやすい内容にします。

「行けなくなりました」だけ送る

変更したいのか、辞退したいのかわかりません。

「別日程で再調整をお願いできますでしょうか」

まで伝えます。

新しい候補日を出さない

企業が再び、

「いつなら可能ですか？」

と聞く必要があります。

自分から候補を伝えられるなら、一緒に送りましょう。

必要以上に長い言い訳を書く

事情を詳しく説明するほど誠意が伝わるとは限りません。

理由は簡潔にし、

変更のお詫びと新しい候補日

を中心にします。

確実でない日を候補に出す

再び変更することにならないよう、自分が確実に参加できる日時を出します。

変更後の日時はもう一度確認する

再調整が終わったら、

「○月15日14時にて承知いたしました」

と日時を確認します。

変更前の日程と混同しないように、

新しい日付
曜日
時間
面接場所またはオンラインURL

を改めて確認しましょう。

オンラインの場合、変更に伴ってURLが変わることもあるため、企業からの案内を確認します。

面接日程を変更したあとにやること

日程変更が決まったら、それ以上何度も謝罪メールを送る必要はありません。

企業から新しい日時が提示されたら、

「再度ご調整いただきありがとうございます。当日はよろしくお願いいたします」

と返信し、その日程で準備を進めます。

その後は、

場所やURLを確認する
予定表を更新する
当日の移動時間を確認する

など、変更後の日時を基準に準備しましょう。

面接日程変更は「謝ること」より「次を決めること」が大切

日程変更をお願いすると、

「本当に申し訳ない」

という気持ちから、謝罪文が長くなりがちです。

もちろん、

「ご調整いただいたところ申し訳ありません」

という配慮は必要です。

ただ、それだけでは日程は決まりません。

メールでは、

「申し訳ありません」

に続けて、

「○日・○日・○日であれば調整可能です」

まで伝えます。

謝罪＋次の候補

のセットにすると、その後のやり取りが進みやすくなります。

まとめ｜面接日程を変更したいなら、早めに連絡して新しい候補を出す

一度決まった面接日程を変更したい場合は、

「ご調整いただいたところ大変申し訳ありませんが、○月○日の面接について日程変更をお願いできますでしょうか」

と連絡できます。

そして、

「下記の日程であれば調整可能です」

として新しい候補を伝えます。

前日なら、

「前日のご連絡となり申し訳ありません」

当日なら、

「当日のご連絡となり誠に申し訳ありません」

と一言加えます。

体調不良や家庭の事情など、変更理由は必要以上に詳しく書く必要はありません。

また、企業から新しい日時を提示してもらったら、

「再度ご調整いただきありがとうございます。○月○日14時にて承知いたしました」

と返信します。

日程変更で大切なのは、長い言い訳を考えることではありません。

変更が必要とわかったら連絡し、相手が次の日程を決められる情報を伝えることです。

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