応募したときは面接を受けるつもりだったものの、
「ほかの会社に決めた」
「求人を見直して考えが変わった」
「転職活動自体をいったんやめたい」
など、面接前に選考を辞退したくなることがあります。
すでに企業から日程を調整してもらっていると、
「辞退するって何て送ればいい？」
「理由まで詳しく説明する？」
「前日になって断るのは失礼？」
と連絡しにくく感じるかもしれません。
面接を辞退すると決めたなら、
「せっかく面接の機会をいただいたところ恐縮ですが、諸事情により選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」
と伝えられます。
理由を詳しく話したくなければ、「諸事情により」など簡潔にまとめることもできます。
この記事では、面接を辞退するときのメールを、日程確定後、他社に決めた場合、前日・当日の辞退など状況別に紹介します。
- 面接を辞退したいときは何て送る？
- 面接日程が決まる前に辞退する場合
- 面接日程が決まったあとに辞退する場合
- 他社に決めたので面接を辞退したい場合
- 「一身上の都合」で面接辞退してもいい？
- 求人を見直して「合わない」と感じた場合
- 転職活動自体をやめる場合
- 面接前日に辞退するときは何て送る？
- 面接当日に辞退したい場合
- 体調不良なら辞退ではなく日程変更でもいい？
- 「家庭の事情」で面接を辞退したい場合
- 「現職に残ることにした」と伝える場合
- 辞退理由を聞かれたら何て答える？
- 「条件面が理由ですか？」と聞かれたら？
- 「条件を変えるので面接だけでも」と言われたら
- 「もう一度考えてもらえませんか？」と言われた場合
- 電話で面接辞退を伝えるなら何て言う？
- 電話で理由を詳しく聞かれたくない場合
- エージェント経由の面接なら企業に直接連絡する？
- 面接辞退のメールに「また機会があれば」は必要？
- 面接を無断で欠席してしまった場合は何て送る？
- 辞退メールを送ったのに返信が来ない場合
- 「承知しました」と返信されたら返事は必要？
- 「また機会があればご応募ください」と言われたら？
- 面接辞退メールで避けたい言い方
- 日程変更と選考辞退を混同しない
- 面接辞退は「理由」より「結論」を先に伝える
- まとめ｜面接を辞退すると決めたら、簡潔に意思を伝える
面接を辞退したいときは何て送る？
基本的には、
面接の機会へのお礼＋辞退すること＋お詫び
を伝えれば十分です。
たとえば、
件名：面接辞退のご連絡（氏名）
株式会社○○
採用ご担当者様お世話になっております。
○○ ○○です。このたびは面接の機会をいただき、ありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、諸事情により今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。お時間を割いてご調整いただいたにもかかわらず、申し訳ありません。
何卒ご了承いただけますと幸いです。○○ ○○
と送れます。
面接を辞退すると決めているなら、日程変更のように新しい候補日を出す必要はありません。
面接日程が決まる前に辞退する場合
企業から、
「面接可能な候補日を教えてください」
と連絡が来た段階で辞退したくなる場合があります。
まだ面接日程が決まっていなくても、選考を続けないと決めたならその旨を伝えます。
日程調整前の辞退メール
お世話になっております。
○○ ○○です。面接のご案内をいただき、ありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、諸事情により今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。面接の機会をいただいたにもかかわらず申し訳ありません。
何卒よろしくお願いいたします。
と送れます。
候補日を出してから辞退するより、意思が決まっているならその段階で伝える方が話は明確です。
面接日程が決まったあとに辞退する場合
すでに、
「○月○日14時から面接」
と決まっている場合は、その日時にも触れるとわかりやすくなります。
日程確定後の辞退メール
件名：面接辞退のご連絡（○○ ○○）
株式会社○○
採用ご担当者様お世話になっております。
○○ ○○です。○月○日14時より面接のお時間をいただいておりますが、大変恐縮ながら、今回の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中、日程をご調整いただいたにもかかわらず申し訳ありません。
面接の機会をいただきましたこと、心より御礼申し上げます。何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。
と送れます。
相手が複数の応募者とやり取りしていることもあるため、予定していた日時を書いておくと確認しやすくなります。
他社に決めたので面接を辞退したい場合
転職活動では、複数の会社を並行して受けていることがあります。
別の会社への入社を決めたため、残っている面接を辞退する場合もあるでしょう。
他社に決めたことを伝える場合
大変恐縮ではございますが、転職活動を進める中で他社への入社を決めたため、今回の選考を辞退させていただきたく存じます。
と伝えられます。
もう少し簡潔にするなら、
他社への入社を決めましたため、今回の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
でも構いません。
他社に決めたことを詳しく言いたくない場合
諸事情により、今回の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
とだけ書く方法もあります。
会社名や条件など、他社について詳しく説明する必要はありません。
「一身上の都合」で面接辞退してもいい？
理由を詳しく書きたくないと、
「一身上の都合により」
と書きたくなることがあります。
意味は伝わりますが、面接辞退の連絡では、
「諸事情により」
「転職活動の状況を踏まえ」
などとする方法もあります。
たとえば、
「諸事情により、今後の選考を辞退させていただきたく存じます」
とすれば簡潔です。
無理に具体的な事情を作る必要はありません。
求人を見直して「合わない」と感じた場合
応募後に求人票や企業情報を見直し、
「仕事内容が自分の希望と違うかもしれない」
と感じることもあります。
面接を受けて確認する方法もありますが、すでに辞退すると決めているなら、理由を細かく企業へ伝えなくても構いません。
詳しい理由を書かない場合
「検討の結果、今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」
と伝えられます。
少しだけ触れる場合
「今後のキャリアについて改めて検討した結果、今回の選考を辞退させていただきたく存じます」
とする方法もあります。
「仕事内容が自分には合わなそうだったので」
など、率直すぎる表現をメールで書く必要はありません。
転職活動自体をやめる場合
現職に残ることにしたり、家庭の事情などで転職活動をいったん中止したりする場合もあります。
転職活動を中止すると伝える場合
「諸事情により転職活動をいったん見合わせることとなったため、今回の選考を辞退させていただきたく存じます」
と伝えられます。
詳しく説明しない場合
「今後について再検討した結果、今回の選考を辞退させていただくことといたしました」
でも構いません。
何をどこまで伝えるかは、自分が話したい範囲で決められます。
面接前日に辞退するときは何て送る？
前日になって、
「やっぱり面接を受けない」
と決めることもあります。
その場合は、
「前日のご連絡となり申し訳ありません」
を加えます。
前日の辞退メール
件名：明日の面接辞退のご連絡（氏名）
株式会社○○
採用ご担当者様お世話になっております。
○○ ○○です。明日○月○日14時より面接のお時間をいただいておりますが、諸事情により選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
前日のご連絡となりましたこと、また日程をご調整いただいたにもかかわらずこのようなご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
面接の機会をいただき、ありがとうございました。
何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。
と送れます。
前日だからといって、辞退すると決めているのに連絡せず当日を迎えるのは避けましょう。
面接当日に辞退したい場合
当日になって選考を辞退する場合もあります。
この場合は、できるだけ早く連絡します。
企業から指定されている連絡方法があるなら、それも確認しましょう。
当日の辞退メール
件名：本日の面接辞退のご連絡（氏名）
株式会社○○
採用ご担当者様お世話になっております。
本日14時より面接のお時間をいただいております○○ ○○です。大変申し訳ありませんが、諸事情により今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
当日のご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
お時間を確保していただいたにもかかわらず、申し訳ありません。何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。
と送れます。
面接開始時刻が近い場合は、メールだけで相手が確認できるかも考え、企業から案内されている連絡手段を確認します。
体調不良なら辞退ではなく日程変更でもいい？
当日体調が悪く、
「もう面接を辞退した方がいいかな」
と思うことがあります。
しかし、選考を続けたい気持ちがあるなら、辞退ではなく日程変更をお願いする選択肢もあります。
たとえば、
「体調不良のため本日の面接への参加が難しく、可能であれば別日程で再調整をお願いできますでしょうか」
と相談できます。
一方、
そもそもその企業の選考を続けない
と決めているなら、
「選考を辞退させていただきたい」
と伝えます。
単に今日行けないのか、選考自体をやめたいのかを分けて考えましょう。
日程だけ変更したい場合は、関連記事の**「面接日程を変更したいとき何て送る？」**も参考にしてください。
「家庭の事情」で面接を辞退したい場合
家庭の事情で転職活動を続けるのが難しくなることもあります。
詳しく説明したくなければ、
「家庭の事情により、今回の選考を辞退させていただきたく存じます」
と簡潔に伝えられます。
もう少しぼかしたい場合
「諸事情により、今回の選考を辞退させていただくこととなりました」
でも構いません。
家族の状況などを詳しく書く必要はありません。
「現職に残ることにした」と伝える場合
転職活動をしていたものの、現職に残ることを決める場合もあります。
現職に残ると伝える場合
「今後について改めて検討した結果、現職に残ることを決めましたため、今回の選考を辞退させていただきたく存じます」
と伝えられます。
詳しく書かない場合
「今後について再検討した結果、選考を辞退させていただくことといたしました」
だけでも十分です。
現職との具体的なやり取りまで説明する必要はありません。
辞退理由を聞かれたら何て答える？
辞退メールを送ったあと、採用担当者から、
「差し支えなければ辞退理由を教えてください」
と聞かれることがあります。
答えてもよい内容なら、簡潔に伝えます。
他社に決めた場合
「他社への入社を決めたためです」
と返せます。
キャリアの方向性を見直した場合
「今後のキャリアについて再検討した結果、今回の募集とは異なる方向で進むことといたしました」
と伝えられます。
詳しく答えたくない場合
「個人的な事情も含むため詳細は控えさせていただきますが、今後について検討した結果となります」
と返す方法があります。
聞かれたことすべてを細かく説明しなければならないわけではありません。
「条件面が理由ですか？」と聞かれたら？
企業から、
「給与ですか？」
「勤務条件が理由でしょうか？」
など具体的に聞かれる場合があります。
条件が理由で、それを伝えてもよいなら答えられます。
一方、話を広げたくない場合は、
「特定の条件一つが理由というより、転職活動全体を踏まえて判断いたしました」
と返せます。
このあと、
「条件を変えるので面接を受けませんか？」
と話が続く可能性もあるため、辞退意思が変わらないなら結論を明確にしておきます。
「条件を変えるので面接だけでも」と言われたら
辞退を伝えたあと、
「勤務条件を調整できるかもしれないので、一度面接だけでもどうですか？」
と提案されることがあります。
それでも辞退するなら、
「ご配慮いただきありがとうございます。ただ、選考を辞退する意思は変わりませんので、今回は辞退させてください」
と返せます。
詳しい理由を追加する必要はありません。
「もう一度考えてもらえませんか？」と言われた場合
採用担当者から、
「もう一度検討してもらえませんか？」
と言われる場合もあります。
辞退意思が決まっているなら、
「お声がけいただきありがとうございます。ただ、検討したうえでの判断ですので、今回は辞退させていただければと思います」
と返せます。
断ったあとに毎回新しい理由を考えなくても大丈夫です。
電話で面接辞退を伝えるなら何て言う？
面接当日や直前など、電話で連絡する場合もあります。
電話ではまず、
「お世話になっております。本日○時から面接のお時間をいただいております○○ ○○と申します」
と名乗ります。
そのあと、
「大変申し訳ありませんが、諸事情により今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」
と伝えます。
相手から、
「理由を伺ってもいいですか？」
と聞かれた場合は、答えられる範囲で返します。
電話で理由を詳しく聞かれたくない場合
電話だと、その場で質問されるため困ることがあります。
詳しく話したくなければ、
「個人的な事情もありまして、詳細については控えさせていただければと思います」
と伝えられます。
あるいは、
「転職活動全体を見直した結果です」
と簡潔に答える方法もあります。
そのあと、
「せっかくお時間をいただいたところ申し訳ありません」
と締めれば十分です。
エージェント経由の面接なら企業に直接連絡する？
転職エージェントなどを通して応募している場合は、辞退の連絡方法が直接応募とは異なることがあります。
その場合は、利用しているサービスの案内や担当者とのやり取りを確認します。
担当者へ連絡するなら、
「○月○日に予定している株式会社○○の面接について、選考を辞退したいと考えています」
と伝えられます。
企業へ直接連絡するか、担当者を通すかは、その応募経路に合わせましょう。
面接辞退のメールに「また機会があれば」は必要？
最後に、
「また機会がございましたらよろしくお願いいたします」
と書くべきか迷うことがあります。
本当に今後応募する可能性があるなら書いても構いません。
ただ、特にそのつもりがないなら、無理に入れる必要はありません。
シンプルに終える場合
「面接の機会をいただき、ありがとうございました。何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。」
で十分です。
社交辞令を必ず追加しなければならないわけではありません。
面接を無断で欠席してしまった場合は何て送る？
面接時間を勘違いしたり、連絡できないまま欠席してしまったりすることもあります。
その場合は、気づいた時点で連絡します。
選考を続けたい場合
「本日の面接について、私の確認不足により伺うことができず、大変申し訳ありませんでした。もし可能であれば、改めて面接の機会をいただくことはできますでしょうか」
と相談できます。
そのまま辞退する場合
「本日の面接に伺うことができず、また事前のご連絡もできませんでしたことをお詫び申し上げます。大変恐縮ではございますが、今回の選考を辞退させていただきたく存じます」
と伝えます。
連絡しにくくても、そのままにせず一度伝える方がよいでしょう。
辞退メールを送ったのに返信が来ない場合
面接辞退をメールで伝えても、企業から返信が来ない場合があります。
辞退の連絡は、自分から意思を伝えるものです。
相手から、
「承知しました」
という返信が必ず来るとは限りません。
送信先や送信済みメールを確認し、きちんと送れているなら、返信がないという理由だけで何度も同じメールを送る必要はありません。
ただし、当日直前などで確実に伝わっているか確認が必要な状況なら、案内されている連絡方法も確認しましょう。
「承知しました」と返信されたら返事は必要？
企業から、
「辞退の件、承知しました」
と返信された場合、
「もう一度返した方がいい？」
と迷うことがあります。
やり取りが完結しているなら、必ずしも何往復もする必要はありません。
返信するなら、
「ご確認いただきありがとうございます。このたびは面接の機会をいただき、ありがとうございました」
と簡潔に返せます。
相手のメールが明確に終了の内容なら、そのまま終えるケースもあります。
「また機会があればご応募ください」と言われたら？
企業から、
「また機会があればご応募ください」
と返信をもらうことがあります。
その場合は、
「温かいお言葉をいただき、ありがとうございます」
と返せます。
今後本当に応募するかどうかをその場で約束する必要はありません。
面接辞退メールで避けたい言い方
面接を断りづらいからといって、曖昧にすると相手が判断できません。
「今回は行けなくなりました」
これだけでは、
別日を希望しているのか
選考を辞退するのか
わかりません。
辞退するなら、
「選考を辞退させていただきたい」
と明確に伝えます。
「また予定がわかったら連絡します」
辞退すると決めているのに保留のような言い方をすると、企業側は待つことになります。
結論が決まっているなら伝えましょう。
企業への不満を詳しく書く
「口コミを見て不安になった」
「条件が思ったより悪かった」
などを、辞退メールで長く説明する必要はありません。
必要な事情だけ簡潔に伝えます。
他社を過度に褒めて比較する
「御社より条件のよい会社に決めました」
など、比較する言い方は不要です。
他社に決めたなら、
「他社への入社を決めたため」
で十分です。
日程変更と選考辞退を混同しない
面接に行けなくなったときは、
別の日なら受けたいのか
もうその企業の選考を受けないのか
をまず決めます。
別の日なら受けたい場合は、
「日程変更をお願いできますでしょうか」
と伝えます。
選考自体をやめるなら、
「選考を辞退させていただきたい」
と伝えます。
この違いが曖昧だと、企業側が、
「では別の日はいかがですか？」
と再調整を始めることになります。
面接辞退は「理由」より「結論」を先に伝える
辞退メールを考えると、
「どういう理由なら失礼じゃない？」
と理由ばかり気になりがちです。
しかし、企業側がまず知りたいのは、
面接に来るのか、来ないのか
です。
そのため、
「諸事情により、今回の選考を辞退させていただきたくご連絡しました」
と結論を明確にします。
そのあと必要に応じて、
「他社への入社を決めたため」
など理由を加えれば十分です。
長い事情説明より、相手が予定を変更できるよう、早めに明確な連絡をすることを意識しましょう。
まとめ｜面接を辞退すると決めたら、簡潔に意思を伝える
面接を辞退したい場合は、
「せっかく面接の機会をいただいたところ恐縮ですが、諸事情により今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」
と伝えられます。
すでに日程が決まっているなら、
「○月○日14時より面接のお時間をいただいておりますが」
と予定していた日時を加えるとわかりやすくなります。
他社へ入社することを伝えてもよいなら、
「他社への入社を決めたため」
と簡潔に書けます。
理由を詳しく話したくなければ、
「諸事情により」
でも構いません。
また、前日・当日の辞退なら、
「直前のご連絡となり申し訳ありません」
と一言加えます。
面接辞退で大切なのは、断るための完璧な理由を作ることではありません。
辞退すると決めたら、相手が面接予定を調整できるよう、できるだけ早く明確に伝えることです。
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