内定を辞退したいとき何て送る？メール・電話の例文

企業から内定をもらったものの、

「別の会社に決めた」
「条件を確認して考えが変わった」
「転職自体を見送ることにした」

など、内定を辞退したくなることがあります。

せっかく採用してもらっただけに、

「何て断ればいい？」
「理由は正直に言う？」
「メールだけでもいい？」

と伝えにくく感じるかもしれません。

辞退すると決めたなら、

「このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ではございますが、検討の結果、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」

と伝えることができます。

理由を詳しく話したくない場合は、

「検討の結果」

と簡潔にまとめても構いません。

この記事では、内定を辞退するときのメール・電話の伝え方を、他社へ入社する場合、理由をぼかしたい場合、すでに承諾している場合、辞退理由を聞かれた場合まで紹介します。

内定を辞退するときは何て伝える？

基本は、

内定へのお礼＋辞退する意思＋お詫び

を伝えます。

メールなら、たとえば次のように送れます。

件名：内定辞退のご連絡（氏名）

株式会社○○
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○ ○○です。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大変恐縮ではございますが、慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

選考にあたり貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ありません。

面接をはじめ、丁寧にご対応いただきましたこと、心より御礼申し上げます。
何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。

○○ ○○

長い事情説明を入れなくても、辞退する意思がはっきり伝われば十分です。

他社への入社を決めた場合

複数社の選考を進めていて、別の企業への入社を決めたため辞退することもあります。

そのことを伝えてもよければ、

「転職活動を進める中で、他社への入社を決めましたため、今回の内定を辞退させていただきたく存じます」

と書けます。

他社に決めた場合のメール例文

お世話になっております。
○○ ○○です。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

大変恐縮ではございますが、転職活動を進める中で他社への入社を決めましたため、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

選考にあたりお時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ありません。
丁寧にご対応いただき、本当にありがとうございました。

と送れます。

他社の会社名や給与などまで伝える必要はありません。

辞退理由を詳しく言いたくない場合

「なぜ辞退するのか」を細かく説明したくない場合もあります。

その場合は、

「慎重に検討した結果」

とまとめられます。

理由をぼかす場合

「今後について慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただくことといたしました」

と伝えます。

また、

「諸事情により、内定を辞退させていただきたく存じます」

とする方法もあります。

辞退メールだからといって、個人的な事情をすべて書く必要はありません。

条件を確認して辞退すると決めた場合

内定後に給与や勤務地、勤務時間などを確認し、

「自分の希望とは合わない」

と判断することもあります。

その場合も、条件について細かく批判する必要はありません。

条件が合わなかった場合

「提示いただいた条件も含めて検討した結果、今回は内定を辞退させていただきたく存じます」

と伝えられます。

理由をさらにぼかす場合

「入社について改めて検討した結果、今回は辞退させていただくことといたしました」

でも十分です。

「給与が低いので辞退します」

などと直接的に書かなくても構いません。

現職に残ることにした場合

転職活動をしていたものの、

「今の会社に残る」

と決めることもあります。

現職に残ると伝える場合

「今後について再検討した結果、現職に残ることを決めましたため、今回の内定を辞退させていただきたく存じます」

と伝えられます。

詳しく説明しない場合

「今後のキャリアについて再検討した結果、内定を辞退させていただくことといたしました」

でも構いません。

現職でどのような話があったかまで説明する必要はありません。

家庭の事情で辞退する場合

家庭の状況が変わり、入社が難しくなることもあります。

その場合は、

「家庭の事情により、今回の内定を辞退させていただきたく存じます」

と簡潔に伝えられます。

詳細を話したくない場合

「諸事情により、入社が難しくなったため」

とぼかす方法もあります。

家族の事情など、話したくない内容まで詳しく説明する必要はありません。

内定への返事を保留している途中で辞退する場合

一度、

「○日まで考えさせてください」

と保留してもらったあと、辞退すると決めることがあります。

その場合は、待ってもらったことへのお礼も入れます。

保留後に辞退するメール

お世話になっております。
○○ ○○です。

先日は内定のご連絡をいただき、また回答についてお時間をいただきありがとうございました。

慎重に検討いたしましたが、大変恐縮ながら、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

ご配慮いただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ありません。
これまで丁寧にご対応いただき、ありがとうございました。

と送れます。

回答期限まで待つ必要はなく、辞退すると決まった時点で伝えることができます。

一度内定を承諾したあと辞退したい場合

すでに、

「入社します」

と伝えたあとで事情が変わり、辞退したくなる場合もあります。

この場合は、最初から辞退する場合よりも一言お詫びを増やします。

承諾後に辞退する場合のメール

件名：内定辞退のご連絡（○○ ○○）

株式会社○○
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○ ○○です。

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

一度、内定をお受けする旨をお伝えしたにもかかわらず、大変申し訳ありません。
その後、改めて今後について検討した結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

入社に向けてご準備いただいている中、このようなご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

誠に勝手なお願いではございますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

と伝えられます。

事情を説明したい場合は、この中に一文加えます。

承諾後の辞退理由を詳しく聞かれたら？

一度承諾していると、

「何があったのでしょうか」

と聞かれる可能性もあります。

答えられる範囲で伝えれば構いません。

他社へ行くことにした場合

「その後、改めて検討した結果、別の企業への入社を決めました」

と答えられます。

詳細を控えたい場合

「大変申し訳ありませんが、個人的な事情も含むため詳細は控えさせていただければと思います。辞退の意思は変わりません」

と伝える方法があります。

理由を聞かれても、辞退意思が変わらないなら最後に結論を入れると話がぶれにくくなります。

内定辞退はメールだけでもいい？

企業とのやり取りがメール中心なら、メールで辞退を伝えることがあります。

ただし、

すでに承諾している
入社日が近い
企業と電話中心で連絡している

などの場合は、電話で伝える場面もあるでしょう。

大切なのは、

辞退すると決めたのに連絡を先延ばしにしないこと

です。

その企業とのこれまでの連絡方法に合わせて伝えましょう。

電話で内定辞退を伝えるときは何て言う？

電話する場合は、

「お世話になっております。内定のご連絡をいただいております○○ ○○と申します」

と名乗ります。

そのあと、

「このたびは内定をいただき、本当にありがとうございます。大変申し訳ありませんが、検討の結果、今回の内定を辞退させていただきたくお電話いたしました」

と伝えます。

選考へのお礼も伝える場合

「選考では貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ありません。丁寧にご対応いただき、本当にありがとうございました」

と続けられます。

電話だからといって、長い説明を準備する必要はありません。

電話で「理由を教えてください」と言われたら

採用担当者から、

「差し支えなければ理由を教えていただけますか？」

と聞かれる場合があります。

他社へ入社する場合

「検討の結果、他社への入社を決めました」

と答えられます。

条件面を含めて判断した場合

「勤務条件や今後のキャリアを含めて総合的に検討した結果です」

と伝えられます。

詳しく話したくない場合

「個人的な事情もありまして、詳細については控えさせていただければと思います」

と返すこともできます。

「どこの会社に決めたの？」と聞かれた場合

他社への入社を理由にすると、

「どちらの会社ですか？」

と聞かれることがあります。

話してもよいなら答えられますが、言いたくない場合は、

「申し訳ありませんが、転職先については詳しくお伝えしていないため、控えさせてください」

と返せます。

あるいは、

「他社への入社を決めたことだけお伝えさせていただければと思います」

でも構いません。

会社名を答えなければ辞退できないわけではありません。

「うちの何が不満でしたか？」と聞かれたら

採用担当者から、

「何か条件に問題がありましたか？」
「当社のどこが合いませんでしたか？」

と聞かれる場合があります。

フィードバックとして答えてもよいなら、簡潔に伝えることができます。

一方、詳しく話したくなければ、

「御社に大きな不満があるということではなく、今後について総合的に検討した結果です」

と返せます。

辞退理由を無理に「会社の欠点」にする必要はありません。

「給与を上げれば来てもらえますか？」と言われたら

条件が理由だと伝えると、

「給与条件を見直すのでどうですか？」

と提案される場合があります。

それでも辞退するなら、

「ご配慮いただきありがとうございます。ただ、条件だけで決めたわけではなく、辞退する意思は変わりません」

と返せます。

もう少しやわらかく断る場合

「ありがたいお話ですが、今後について検討したうえで決めておりますので、今回は辞退させていただければと思います」

と伝えます。

条件が変わるたびに、改めて悩み直す必要はありません。

「一度話しませんか？」と言われた場合

辞退メールを送ったあと、

「一度電話で話しませんか？」
「面談の時間を取れませんか？」

と提案されることもあります。

話を聞く気があるなら応じても構いません。

一方、辞退意思が決まっていて話す必要を感じないなら断れます。

面談を断る場合

「ご提案いただきありがとうございます。ただ、辞退の意思は変わりませんので、今回はお話のお時間についても辞退させていただければと思います」

と返せます。

「もう一度考えてほしい」と言われたら

企業から、

「もう一度検討してもらえませんか？」

と言われることもあります。

辞退すると決めているなら、

「ありがたいお言葉をいただきありがとうございます。ただ、十分に検討したうえでの判断ですので、今回は辞退させてください」

と返せます。

「検討します」と言うと、再び返事をする必要が出てきます。

気持ちが変わらないなら、その場で結論を伝えます。

「回答を数日待つので考えて」と言われたら

辞退を伝えたのに、

「今すぐ決めなくていいので、数日考えてみてください」

と言われることがあります。

本当に考える余地があるなら、時間をもらっても構いません。

ただ、意思が決まっているなら、

「ご配慮いただきありがとうございます。ただ、意思は決まっておりますので、今回は辞退させていただければと思います」

と返せます。

無理に保留へ戻す必要はありません。

辞退すると伝えたら強い口調で理由を聞かれた場合

内定辞退を伝えたとき、相手が驚いたり困った様子を見せたりする場合があります。

その場合も、感情的に説明し返す必要はありません。

結論を繰り返す場合

「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。ただ、慎重に検討したうえでの判断ですので、辞退させていただきたいと考えております」

と返せます。

詳細な説明を求められた場合

「申し訳ありませんが、詳細については控えさせてください。辞退の意思は変わりません」

と伝える方法もあります。

入社直前に辞退したくなった場合

入社日が近づいてから、

「やはり入社しない」

と決めるケースもあります。

企業側がすでに入社準備を進めている可能性があるため、辞退すると決めたらできるだけ早く伝えます。

入社直前の辞退例文

お世話になっております。
○月○日に入社予定の○○ ○○です。

大変申し上げにくいのですが、諸事情により入社を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

入社に向けてご準備いただいている中、直前のご連絡となり誠に申し訳ありません。
ご迷惑をおかけしますことを、深くお詫び申し上げます。

と伝えられます。

この場合も、連絡を避けて入社日を迎えないようにします。

入社書類をすでに提出している場合は何て聞く？

辞退前に入社書類を提出していることもあります。

その場合は、辞退を伝えたあと、

「すでに提出しております書類について、今後必要な対応がございましたらご案内いただけますでしょうか」

と確認できます。

返却やその他の対応については企業から案内を受けましょう。

貸与品をすでに受け取っている場合

入社前に制服や機器などを受け取っている場合は、

「お預かりしている○○について、返却方法をご教示いただけますでしょうか」

と聞けます。

辞退の謝罪と一緒に、残っている手続きも確認するとやり取りを整理しやすくなります。

エージェント経由の内定を辞退する場合

転職エージェントなどを通して応募している場合は、担当者を通して辞退するケースがあります。

その場合は、

「株式会社○○よりいただいている内定について、検討の結果、辞退したいと考えています」

と担当者へ伝えます。

理由を聞かれたら、答えられる範囲で説明します。

応募経路ごとの連絡方法がある場合は、その流れに沿いましょう。

パート・アルバイトの採用を辞退するときは何て言う？

パートやアルバイトで、

「採用です。○日からお願いします」

と連絡が来たあと辞退する場合もあります。

LINEやメールで辞退する場合

採用のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変申し訳ありませんが、検討の結果、今回の採用を辞退させていただきたくご連絡しました。
お時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ありません。
何卒よろしくお願いいたします。

と送れます。

普段LINEで連絡している相手なら、多少やわらかくしても構いません。

「別のバイトに決めました」と伝える場合

パートやアルバイトでも、複数の応募先から採用されることがあります。

その場合は、

「他の勤務先で働くことを決めたため、今回の採用を辞退させていただきたいです」

と伝えられます。

どこの店かまで答える必要はありません。

内定辞退の連絡が遅れてしまった場合

辞退すると決めていたのに、連絡しづらくて数日たってしまうこともあります。

その場合も、気づいた時点で連絡します。

連絡が遅れた場合

ご連絡が遅くなり申し訳ありません。
内定について慎重に検討した結果、今回は辞退させていただきたくご連絡いたしました。

と伝えられます。

遅れた理由を長く説明するより、まず結論を伝えましょう。

辞退メールを送ったのに返信が来ない場合

内定辞退メールを送っても、企業から返信が来ない場合があります。

まず、

送信先が合っているか
送信済みになっているか

を確認します。

相手から必ず返信があるとは限りません。

ただし、入社日が近いなど、確実に伝わっているか確認する必要がある場合は、これまで案内されている連絡方法を確認して対応します。

「承知しました」と返信されたら何て返す？

企業から、

「内定辞退の件、承知しました」

と返信をもらった場合は、必要に応じて最後にお礼を返します。

基本の返信

ご確認いただきありがとうございます。
このたびは選考から内定のご連絡まで、丁寧にご対応いただきありがとうございました。

と返せます。

すでに相手のメールでやり取りが完結しているなら、さらに返信を重ねない場合もあります。

「残念ですが今後のご活躍をお祈りします」と言われたら

企業から、

「残念ではありますが、今後のご活躍をお祈りしております」

と返信されることがあります。

その場合は、

「温かいお言葉をいただき、ありがとうございます。選考では大変お世話になりました」

と返せます。

その場で別の話題を広げる必要はありません。

内定辞退メールで避けたい言い方

辞退の連絡では、曖昧にしないことが大切です。

「今回はちょっと難しそうです」

これだけでは、

保留なのか
辞退なのか

わかりません。

「内定を辞退させていただきたい」

と明確に伝えます。

「もっといい会社に決まりました」

他社に決めたとしても、比較する必要はありません。

「他社への入社を決めたため」

で十分です。

「御社は○○がよくないので」

条件が理由でも、企業への不満を長く書く必要はありません。

「条件等を含め総合的に検討した結果」

とまとめられます。

連絡せずそのままにする

伝えにくいからといって、企業からの連絡に返答しないままにするのは避けます。

辞退すると決めたなら、

「辞退させていただきたい」

と連絡します。

内定辞退では「申し訳ありません」だけで終わらせない

辞退することへの申し訳なさから、

「本当にすみません」

ばかり書いてしまうことがあります。

しかし、企業がまず確認したいのは、

入社するのか、しないのか

です。

そのため、

「大変申し訳ありませんが」

に続けて、

「今回の内定を辞退させていただきたく存じます」

と結論を明確にします。

謝罪だけで辞退意思が曖昧にならないようにしましょう。

迷ったらこのメールで辞退できる

文章に迷ったら、次の形を使えます。

件名：内定辞退のご連絡（○○ ○○）

株式会社○○
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○ ○○です。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大変恐縮ではございますが、慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

選考にあたり貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ありません。
丁寧にご対応いただきましたこと、心より御礼申し上げます。

何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。

○○ ○○

理由を伝えたい場合だけ、

「他社への入社を決めたため」

などを一文追加すれば十分です。

まとめ｜内定を辞退すると決めたら、お礼と結論を明確に伝える

内定を辞退するときは、

「このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ではございますが、慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」

と伝えられます。

他社への入社を決めた場合は、

「他社への入社を決めたため」

と理由を加えても構いません。

理由を詳しく言いたくなければ、

「慎重に検討した結果」

だけでもまとめられます。

また、すでに内定を承諾したあとなら、

「一度内定をお受けする旨をお伝えしたにもかかわらず、申し訳ありません」

と一言加えます。

辞退を伝えたあと、

「もう一度考えて」
「条件を変えるから」
「理由を詳しく教えて」

と言われても、意思が変わらないなら、

「ありがたいお話ですが、辞退する意思は変わりません」

と返せます。

内定辞退で大切なのは、断るための完璧な理由を作ることではありません。

内定への感謝を伝えたうえで、「入社しない」という意思を相手が判断できる言葉ではっきり伝えることです。

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